PIRXON SA od dwóch dekad rozwija zaawansowane narzędzia automatyzacji i wdraża inteligentną robotyzację procesów biznesowych. Co to tak naprawdę oznacza?
Inteligentna automatyzacja procesów to zastosowanie technologii do wykonywania powtarzalnych i rutynowych zadań bez konieczności ingerencji człowieka. Celem automatyzacji jest zwiększenie efektywności, zmniejszenie liczby błędów oraz obniżenie kosztów operacyjnych. Jednym z przykładów inteligentnej automatyzacji jest robotyzacja procesów biznesowych znana jako Robotic Process Automation (RPA) uzupełniona sztuczną inteligencją (AI), którą oferuje właśnie PIRXON. Polega ona na tworzeniu cyfrowych pracowników, asystentów, czyli odpowiedników pracowników w postaci oprogramowania zwanego robotem z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Te wirtualne jednostki przejmują zadania, które tradycyjnie wykonywane są przez ludzi. Roboty potrafią zalogować się do dowolnego systemu IT lub aplikacji, potrafią je przeklikiwać, przetwarzać i interpretować dane oraz generować raporty – wszystko bez potrzeby przerw, urlopów czy zwolnień lekarskich. Są zawsze też w dobrych humorach [śmiech]. Dzięki nim, firmy mogą działać bardziej efektywnie, nawet przez całą dobę.
Jak z oferowanych przez Państwa rozwiązań może skorzystać sektor RETAIL? Czy może Pan podać przykłady i zobrazować je osobom, które nie są biegłe w tym temacie?
Obszarów zastosowania jest naprawdę mnóstwo i mogą być wykorzystane w wielu aspektach handlu detalicznego. Na przykład automatyczne zarządzanie zapasami umożliwia sklepom monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Dzięki naszym robotom, sklepy mogą przewidzieć, kiedy produkty się kończą i automatycznie zamawiać nowe, zapewniając zawsze pełne półki dla klientów. Kolejnym przykładem jest automatyzacja obsługi zamówień od ich przyjęcia po realizację. Roboty mogą z łatwością obsłużyć każdy dowolny system ERP i CRM, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i redukując błędy. Takie wdrożenie zrealizowaliśmy przykładowo dla firmy z branży e-commerce. Zanim go jednak opiszę, puśćmy proszę wodze fantazji i zwizualizujmy sobie takiego robota. Tak więc: robot ma swój komputer, pakiet Office (Excela i maila), login i hasło, a nawet swoje imię. Robot działa podobnie jak człowiek: odbiera polecenia mailowo, zapisuje pliki w Excelu, czy PDF, które może otrzymać lub sam stworzyć, otwiera maile, załącza pliki, pisze wiadomości do odpowiednich osób i wysyła je, na przykład informując o wynikach pracy.
To brzmi jak scenariusz rodem w filmów science-fiction. Wygląda na to, że przyszłość jest już dziś!
Dokładnie tak. Wróćmy jednak do naszego studium przypadku. Wyobraźmy sobie firmę zajmującą się sprzedażą online, która dostarcza swoje produkty za pośrednictwem kurierów. Automatyzacja zaczyna się już przed wysyłką, gdy robot otrzymuje dane dotyczące zamówień – na przykład mail od przewoźnika z informacją o przygotowaniu paczek do wysyłki. Roboty korzystają z informacji od przewoźnika, takich jak etykiety, sygnatury przesyłek. Następnie, na podstawie danych dostarczonych przez klienta z arkusza Excel lub systemu CRM, łączą numery listów przewozowych z numerami faktur. Jedna faktura może obejmować kilka listów przewozowych i odwrotnie – na jednym liście przewozowym mogą być towary z kilku faktur. Codziennie sprawdzają, czy każda przesyłka ma potwierdzenie odbioru (POD). Logują się samodzielnie na jedną z wybranych stron www przewoźnika (mogą pobierać dane z portali różnych przewoźników), wyszukują odpowiednie dane i dokumenty potwierdzenia odbioru. Jeśli takie potwierdzenie jest dostępne, robot automatycznie wprowadza dane wraz z załącznikiem (POD) do systemu CRM. Dzięki zastosowaniu robotyzacji, cały proces staje się bardziej efektywny, zmniejsza się liczba błędów, a zaangażowanie pracowników w rutynowe zadania administracyjne jest zminimalizowane. Automatyzacja pozwala na zwiększenie dokładności i szybkości realizacji zamówień, co przekłada się na wyższy poziom zadowolenia klientów. Wspomnę też, że roboty RPA połączone z AI mogą automatycznie zbierać, przetwarzać i analizować dane z różnych źródeł, generując w ten sposób szczegółowe raporty i analizy, np. predykcyjne w czasie rzeczywistym. Pozwala to menedżerom na podejmowanie bardziej świadomych decyzji opartych na aktualnych danych. Praca z danymi w czasie rzeczywistym, dostęp do nich oraz ich przetwarzanie stanowią jedno z największych wyzwań dla współczesnych firm. Pomimo, że dane te są już dostępne w firmach, często nie są skutecznie integrowane z różnymi systemami, co ogranicza ich pełny potencjał.
Jakie jeszcze przykłady może Pan podać?
Tych przykładów jest naprawdę wiele. Właściwie każdy proces może zostać zautomatyzowany przez nasze roboty. RPA może automatyzować zarządzanie łańcuchem dostaw, w tym monitorowaniem ich, zarządzanie dostawcami i optymalizacją tras transportowych. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie efektywności i redukcja kosztów logistycznych. Innym przykładem jest automatyzacja procesów finansowych i księgowych (back office), takich jak księgowanie, przetwarzanie płatności i zwrotów czy rozliczenia między firmami, co zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza cykle finansowe. Dla dla jednej z firm wdrożyliśmy robota do usprawnienia właśnie procesów księgowych. Robot loguje się na skrzynkę pocztową, pobiera faktury z załączników wiadomości, kopiuje dane z faktur, następnie loguje się do systemu SAP i wpisuje kwoty z faktur. Dzięki niemu czas księgowania jednej faktury VAT skrócił się z 10 do 3,5 minut, a liczba księgowanych faktur dziennie wzrosła z 60 do 200. Zastosowanie robotów w księgowości jest nieograniczone. Roboty mogą przejąć zadania związane z wprowadzaniem i księgowaniem faktur od krajowych i zagranicznych dostawców, wyborem stawek podatkowych oraz uwolnieniem faktury do płatności.
Jakie są najważniejsze korzyści mogą odnieść partnerzy biznesowi ze współpracy z PIRXON? Które aspekty podkreślacie w rozmowach z potencjalnymi klientami?
Szybki zwrot z inwestycji, zwiększenie efektywności i uwolnienie pracowników od monotonnych zadań to argumenty, które najczęściej przekonują naszych klientów. Dzięki automatyzacji, firmy mogą przyspieszyć wykonywanie rutynowych zadań, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach. Dodatkowo, finansowa bariera wejścia jest niska, ponieważ korzystamy z rozwiązań optymalnych kosztowo od renomowanej firmy Microsoft. Podkreślamy też, że roboty eliminują błędy ludzkie, a nasze systemy poprawiają dokładność danych i efektywność operacyjną. Warto jednak wspomnieć też o innych korzyściach takich, jak zmniejszenie liczby błędów czy skalowalność. Automatyzacja redukuje ryzyko błędów ludzkich, co prowadzi do większej dokładności i spójności danych. Z kolei zautomatyzowane procesy można łatwo skalować w miarę wzrostu firmy, bez konieczności proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników.
Jak długo trwa wdrożenie robota? Jak wygląda współpraca między klientem, a dostawcą robota w trakcie wdrożenia?
Na ogół średni czas wdrożenia pojedynczego robota RPA z gotowym modelem AI od Microsoft w firmie wynosi kilkanaście dni roboczych. Jednakże dla dużych przedsiębiorstw lub bardziej złożonych projektów czas ten może się nieznacznie wydłużyć. Mamy projekty, które udało się wdrożyć w ciągu jednego miesiąca. Kluczowym jest podążanie za naszą metodyką, dokładne zaplanowanie i zarządzanie każdym etapem wdrożenia, aby zapewnić skuteczność i minimalizację ryzyka.
Jakie firmy z branży RETAIL lub nawet spoza, skorzystały już z Państwa rozwiązań?
Wśród naszych klientów są firmy z różnych branż, np. kosmetycznej i meblarskiej, takie jak Sephora czy Agata Meble. Takim najświeższym przykładem, ale spoza branży retail choć w sumie firma ta sprzedaje bardzo wiele do Klientów biznesowych i indywidualnych, gdzie możemy podzielić się danymi jest jedna z największych spółek energetycznych w Polsce. Nasze rozwiązania automatyzacyjne zwiększyły efektywność pracy analityków o 100%, umożliwiając szybsze generowanie raportów i analizę danych pobieranych z ponad 20 baz danych.
Jakie są najlepsze praktyki w zakresie współpracy ludzi z robotami w środowisku biznesowym?
Kluczowe jest jasne określenie ról i zadań dla ludzi i robotów. Roboty powinny zajmować się powtarzalnymi zadaniami, pozwalając pracownikom na skupienie się na bardziej złożonych i kreatywnych aspektach pracy. Ważne jest także szkolenie pracowników, aby rozumieli i zaakceptowali nowe technologie.
Z jakimi głównymi problemami borykają się dzisiaj firmy z sektora handlowego? Co wynika z Państwa obserwacji?
Wspomnę tylko o trzech, które my najczęściej obserwujemy ze swojej perspektywy, ale jest ich zdecydowanie więcej. Po pierwsze: kluczowa jest optymalizacja poziomu zapasów. Firmy muszą bowiem znaleźć równowagę między nadmiarem towarów, co generuje koszty magazynowania, a niedoborem, który może prowadzić do utraty sprzedaży i niezadowolenia klientów. Kolejnym jest fakt, że złożoność i globalny charakter łańcucha dostaw stwarzają wyzwania związane z logistyką, terminowością dostaw oraz kosztami transportu. Zakłócenia w łańcuchu dostaw mogą znacząco wpłynąć na dostępność produktów. I po trzecie: wzrost kosztów operacyjnych, takich jak wynagrodzenia pracowników, koszty energii i wynajmu, co zmusza firmy do poszukiwania sposobów na redukcję wydatków i poprawę efektywności. Nasze rozwiązania mogą znacznie pomóc w tych obszarach poprzez automatyzację i zwiększenie dokładności procesów biznesowych.
Jakie są najnowsze trendy związane z automatyzacją i robotyzacją procesów biznesowych, które wywierają znaczny wpływ na ten obszar działalności?
Obecnie rosnącym trendem są zaawansowane technologie AI, które pozwalają na jeszcze bardziej zaawansowaną automatyzację, predykcje i analizę danych. Za pomocą AI roboty są w stanie nie tylko przetwarzać dane, ale także analizować wzorce i prognozować zapotrzebowanie na produkty, co umożliwia bardziej precyzyjne zarządzanie zapasami i lepsze dostosowanie oferty do potrzeb rynkowych. Integracja z chmurą oraz rozwój RPA również mają kluczowe znaczenie dla przyszłości automatyzacji biznesowej. PIRXON wdraża już zaawansowane technologie sztucznej inteligencji takie jak Copilot i AI Builder oferowany przez Microsoft do dalszego usprawnienia procesów automatyzacji.
Jak ocenia Pan przyszłość automatyzacji i inteligentnej robotyzacji w ciągu następnych 5-10 lat?
Widzimy, że automatyzacja będzie coraz bardziej integralną częścią biznesu, szczególnie w sektorze handlu detalicznego. Technologie AI i RPA będą odgrywać kluczową rolę w optymalizacji operacji, zarządzaniu zapasami oraz personalizacji obsługi klienta.
Jakie są plany rozwoju PIRXON i cele na najbliższe lata?
Miniony rok przyniósł PIRXON wiele sukcesów i ciekawych wdrożeń. Obecnie koncentrujemy się na umacnianiu naszej pozycji lidera w dziedzinie cyfryzacji i inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych. Zamierzamy wprowadzać i wykorzystywać nowe innowacyjne rozwiązania, zarówno nasze autorskie, jak i uznanych dostawców np. Microsoft, które pomogą również mniejszym firmom osiągać lepsze wyniki. Planujemy również wprowadzenie szkoleń z technologii Power Platform, by dzielić się naszą ekspercką wiedzą oraz doświadczeniem. Na najbliższy rok planujemy dalszy rozwój naszych technologii oraz zwiększenie liczby wdrożeń zarówno w Polsce, jak i za granicą.
Co na koniec zechciałby Pan przekazać naszym Czytelnikom?
Zapraszamy firmy, które jeszcze nie miały okazji zapoznać się z rozwiązaniami RPA do kontaktu z nami. Nie tylko doskonale znamy technologię RPA, ale także wykorzystujemy zaawansowane narzędzia AI, takie jak ChatGPT, AI Builder, Copilot oraz rozwiązania low-code, takie jak Power Apps. Przeanalizowaliśmy wiele procesów z różnych obszarów firm, co pozwoliło nam dokładnie poznać ograniczenia systemów i skutecznie je transformować. Dzięki naszej wiedzy, jesteśmy w stanie przynieść klientom największe korzyści, nie tylko w postaci ROI, ale także poprzez oszczędności na przyszłej obsłudze procesów, minimalizację kosztów aktualizacji systemów, poprawę jakości procesów, zwiększenie satysfakcji pracowników i pokrycie robotami aż do 100% procesów. Nasze podejście gwarantuje łatwe utrzymanie, wysoką stabilność i prostą rozbudowę systemów, a fragmenty kodu mogą być łatwo używane w kolejnych robotach. Podchodzimy holistycznie do każdego projektu, patrząc na procesy szeroko i kompleksowo. Zachęcamy do otwartości na nowe technologie, które mogą znacząco zwiększyć efektywność działalności biznesowej i przyczynić się do długoterminowego sukcesu. Automatyzacja i robotyzacja procesów nie tylko usprawniają operacje, ale także pozwalają firmom lepiej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów.
Dziękujemy za rozmowę.
Dziękuję.
