Korzyści i zagrożenia
Należy wskazać, że zatrudnianie w oparciu o system poleceń pracowniczych przynosi pracodawcy szereg korzyści. W szczególności trzeba zwrócić uwagę na znaczące obniżenie kosztów rekrutacji – badania wskazują, że kandydaci z rekomendacji generują średnio o 58% niższy koszt zatrudnienia w porównaniu z innymi sposobami pozyskiwania pracowników, jak korzystaniem ze stron kariery, systemu ogłoszeń i portali pracy. Przenosząc te wyniki na realia zatrudniania na strategiczne stanowiska w Polsce, gdzie zlecenie zrekrutowania menadżera w firmie head-hunterskiej łączy się z wydatkiem rzędu od 25 tys. zł do nawet 100 tys. zł, wykorzystanie systemu wzajemnych poleceń pozwala na zaoszczędzenie kwot znaczących w skali działalności firmy.
Według badań firmy Jobvite proces pozyskania pracownika przez polecenie trwa średnio 26 dni, a więc znacznie krócej niż w przypadku zatrudniania przez portale pracy (39 dni) oraz strony kariery (45 dni). Korzystnie wypada także badanie retencji pracownika – po roku od zatrudnienia 46% pracowników nadal pracuje u tego samego pracodawcy, co jest wynikiem tym lepszym, że system rekomendacji najczęściej dotyczy poszukiwania pracowników na stanowiska o wysokiej rotacji.
Co ważne, system polecenia aktywizuje także już zatrudnione w firmie osoby, zwiększając motywację, poczucie wpływu na działalność firmy, a także, co często kluczowe, mobilizująco na pracownika działa obietnica finansowej gratyfikacji w razie zatrudnienia poleconej osoby. Oczywiście sam pracodawca również musi swoją działalnością sprawić, aby pracownik chciał wskazać znajomemu swoje miejsce pracy jako atrakcyjne. Dzięki temu pracodawca nie tylko buduje wizerunek nowoczesnego i idącego za trendami, ale jednocześnie – zakładając, że pracownik będzie polecał pracę w jego firmie osobie dzielącej jego podejście do pracy a także mającej odpowiednie kompetencje – zwiększa szanse za zatrudnienie osoby dostosowanej do swojej kultury organizacyjnej.
Korzystając z systemu poleceń pracowniczych, warto jednak zwrócić uwagę na pewne ryzyka idące za zatrudnianiem tą drogą. We względnie małej organizacji, nadużywanie tej formy rekrutowania może doprowadzić do tworzenia się zamkniętych grup pracowników, co może wpłynąć na atmosferę w firmie, generując antagonizmy oraz narażając nowych pracowników zatrudnionych drogą rekomendacji na ostracyzm ze strony obecnej już kadry, przekonanej o niejasnym charakterze kryteriów decydujących o zatrudnieniu tej a nie innej osoby.
Ramy prawne
Z punktu widzenia pracodawcy, najbardziej optymalnym sposobem wprowadzenia systemu rekomendacji pracowniczych jest stworzenie i wdrożenie odpowiedniego regulaminu. Pozwoli to określić jasne reguły uczestnictwa w programie i pozwoli uniknąć wątpliwości interpretacyjnych, które mogą zmniejszyć zainteresowanie systemem i ograniczyć poziom wzajemnego zaufania na linii pracodawca-pracownik.
Przy redagowaniu takiego regulaminu warto zwrócić uwagę na szereg najważniejszych elementów, takich jak:
a) precyzyjne określenie, kogo dotyczy regulamin, tj. kto może być objęty programem jako polecający, a jakie warunki musi spełniać osoba polecana, aby jej późniejsze zatrudnienie mogło być przesłanką gratyfikacji pieniężnej dla polecającego;
b) w przypadku grup kapitałowych, szczególnie, gdy poszczególne spółki mają inne zadania w strukturze tejże grupy lub działają w innych lokalizacjach, warto doprecyzować kwestię przepływu pracowników wewnątrz organizacji;
c) prawidłowe wskazanie pracownikom, z jakich źródeł mogą posiąść informację o aktualnym zapotrzebowaniu kadrowym firmy. Warto tą kwestię doprecyzować ze względów informacyjnych, często pracownicy, szczególnie niższego szczebla, nie mają świadomości jakimi kanałami firma przekazuje do wewnątrz i na zewnątrz wiadomość o poszukiwaniu pracowników;
d) kwestia danych osobowych osoby polecanej – jest to kwestia szczególnie ważna w kontekście mających wejść w życie już w roku 2018 zmian w prawie, zaostrzających odpowiedzialność za nieprawidłowe zbieranie i przetwarzanie danych osobowych. W regulaminie należy wskazać formę i czas, w jakiej osoba polecana powinna wyrazić zgodę na przetwarzanie jej danych w procesie rekrutacyjnym, uwzględnić prawo do braku wyrażenia takiej zgody i odpowiednio uregulować konsekwencje braku zgody;
e) zasady wynagradzania pracowników polecających w razie zatrudnienia poleconej osoby. W szczególności należy zwrócić uwagę na odpowiednie, niepozostawiające pola do interpretacji, uzależnienie wysokości nagrody od rodzaju stanowiska, którego dotyczy rekrutacja. Należy przy tym maksymalnie uwzględnić strukturę organizacyjną danej firmy. Ponadto normą jest uzależnienie wypłaty nagrody od spełnienia wymogu minimalnej długości zatrudnienia poleconej osoby w firmie po pomyślnym zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Niektóre firmy praktykują także zwiększenie bonusów w sytuacji, gdy z polecenia danego pracownika w pewnym okresie zatrudnione zostaną w firmie kolejne osoby;
f) w przypadku koncernów międzynarodowych należy skoordynować reguły systemu poleceń pracowniczych, aby uniknąć niejasności w przypadku, gdy dane polecenie doprowadzi do zatrudnienia danej osoby w tym koncernie, lecz w innym kraju.
Jak widać, model rekomendacji pracowniczych otwiera przed firmami oraz ich pracownikami nowe możliwości i tworzy kolejne platformy współpracy. Z punktu widzenia pracodawcy dobrze jednak podejść do tej kwestii z głową, zachowując ostrożność i dopełniając powinności natury formalnej, aby móc bezpiecznie i w pełni skorzystać z korzyści płynących z tej formy pozyskiwania pracowników.
Już wkrótce kolejne opinie ekspertów analizujących aktualną sytuację na rynku pracy!
O autorze:
Alan Dudkiewicz, ekspert BCC ds. prawa żywnościowego oraz prawa e-commerce, Członek Rady Programowej Magazynu Galerie Handlowe. Radca prawny, założyciel i wspólnik Kancelarii Radców Prawnych Dudkiewicz Ciastko Cichocka z siedzibą w Poznaniu, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W 2011 roku ukończył kierunek prawo, a w roku 2008 kierunek europeistyka. Odbył aplikację radcowską i jest członkiem Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu. Autor szeregu artykułów w ramach współpracy z wydawnictwem C.H. Beck. Posiada kilkuletnie doświadczenie w pracy w charakterze prawnika in-house dla międzynarodowego koncernu z branży spożywczej z kapitałem niemieckim. Specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw. W sferze jego szczególnych zainteresowań znajduje się: prawo żywnościowe oraz zagadnienia związane ze znakowaniem żywności, jakością produktów spożywczych oraz wprowadzaniem ich na rynek. Wspomaga klientów w postępowaniach przed organami nadzoru nad rynkiem żywnościowym oraz sporach dotyczących czynów nieuczciwej konkurencji; prawo marketingowe, konkurencji i Internet w tym tworzenie regulaminów stron i sklepów internetowych oraz aktywność firm na portalach społecznościowych. Reprezentuje klientów przed sądami i organami administracji publicznej, przy mediacjach i negocjacjach. Posługuje się językiem angielskim.
