Cyfryzacja pozwala usprawnić procesy wewnętrzne w firmie i ułatwia dostęp do danych. W Polsce digitalizują się jednak tylko największe przedsiębiorstwa w branżach o dużej konkurencyjności. Według badań Boston Consulting Group firmy, które aktywnie biorą udział w procesie cyfryzacji, rosną o 26 proc. rocznie i zwiększają zatrudnienie o 8 proc., a te, które opierają się temu procesowi – rozwijają się kilkukrotnie wolniej.
W skali Europy obserwujemy upowszechnianie technologii cyfrowych w biznesie. Jak wynika z raportu DESI 2017 (Digital Economy and Society Index) liczba firm wykorzystujących oprogramowanie do elektronicznego obiegu informacji wzrosła do 36 proc., czyli o 10 punktów procentowych w stosunku do 2013 roku. Faktury elektroniczne stosowało w 2016 roku 18 proc. przedsiębiorstw podczas gdy w 2014 roku tylko 11 proc. Także coraz powszechniej doceniany jest potencjał social mediów w komunikacji z klientami i handlu online. Odsetek firm sięgających po to rozwiązanie wzrósł z 14 proc. w 2013 roku do 20 proc. w 2016.
– Dokumenty papierowe stanowią tylko część ogólnej informacji, która jest przetwarzana w polskich przedsiębiorstwach. Ta informacja na koniec dnia musi być spójna niezależnie od tego, czy jej źródło jest analogowe, czy cyfrowe. Nowoczesność i innowacyjność w naszej branży przejawią się tym, aby w sposób możliwie najsprawniejszy i najtańszy przekształcać dokumentację analogową w dokumentację cyfrową – podkreśla Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc.
Nowe technologie pozwalają przeorganizować pracę całego przedsiębiorstwa, m.in. w zakresie obsługi klienta czy przechowywania i analizy gromadzonych danych. Raport Microsoftu i Konfederacji Lewiatan wskazuje, że w Polsce ok. 60 proc. nakładów na inwestycje przeznaczanych jest na nieruchomości. Polska pod względem cyfryzacji przedsiębiorstw plasuje się w ogonie Europy i w indeksie DESI 2017 wyprzedzamy tylko Rumunię. Tymczasem cyfryzacja kluczowych procesów, w tym obiegu dokumentów w firmie, przynosi określone korzyści.
– Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów trudno wprost przełożyć na oszczędności czy sprawność obsługi klienta. Jednak obserwując polskie urzędy, oparte o dokumenty papierowe, które spoczywają na kuwetach, wędrują od biurka do biurka, gubią się po drodze i tracą swój priorytet, widać, jak bardzo taki proces może usprawnić technologia. W elektronicznym obiegu każdy dokument jest nadzorowany i pilnowany przez system, w którym można prześledzić drogę jego przepływu, ile spędził czasu na danym biurku, sprawdzić, dlaczego tak długo i dlaczego w ten sposób ten dokument został przeprocesowany – tłumaczy Rochalski.
