Próbowaliśmy prowadzić komunikację zarówno z pomocą zewnętrznych specjalistów, jak i wykorzystując wewnętrzne zasoby, i mamy dużo doświadczeń z tym związanych. Obecnie korzystamy z usług zewnętrznej agencji i rozwiązanie to polecamy innym. Zewnętrzni specjaliści dzięki innej perspektywie mają świeższe i szersze spojrzenie na wiele spraw. Obsługując wielu Klientów z różnych branż, dysponują know-how oraz wypracowaną siecią kontaktów. Z drugiej strony, nasi pracownicy zapewniają wsparcie merytoryczne w kontaktach z mediami - wylicza Krzysztof Sajnóg, Dyrektor Marketingu Blue City Sp. z o.o.
Współpraca z agencją marketingową czy PR to związek, który na ogół trwa kilka lat. Przystępując do niej, trzeba się dobrze poznać, zweryfikować, „poczuć chemię”. Bardzo cenię sobie bezpośredni kontakt z agencją i uważam, że nawet najpiękniejsza prezentacja nie zastąpi prawdziwej rozmowy, dzięki której możemy się przekonać, czy dobrze się rozumiemy. Poza tym nie wyobrażam sobie, żeby agencja PR nie znała dogłębnie obiektu, którym się zajmuje, a osoby odpowiedzialne za komunikację bezwzględnie powinny często wizytować centrum i jego najemców – inaczej tracą kontakt z produktem i Klientami.
Recepta na dobrą współpracę jest prosta: szczerość w relacjach, jasno określony wspólny cel i szybkość działania. Firma i agencja powinny tworzyć związek partnerski. Ale jak to w związkach czasem bywa, zdarzają się nieporozumienia, bo każda ze stron może mieć odmienne oczekiwania, poglądy, priorytety. Dlatego podstawą jest dobry przepływ informacji i dialog między stronami. Agencja powinna być dobrze poinformowana na temat działań firmy, bo tylko wtedy będzie w stanie ułożyć odpowiedni plan komunikacji. Z kolei uporządkowany system współpracy pozwala uniknąć niespodzianek, przyspiesza działania i pozwala osiągnąć lepsze efekty. My skupiliśmy kompetencje agencji reklamowej i PR u jednego partnera, bo przywiązujemy ogromną wagę do spójnej i zintegrowanej komunikacji marketingowej.
Złymi praktykami we współpracy są wszelkie niedomówienia oraz brak wyraźnych sygnałów o negatywnych wydarzeniach, którym powinno się przeciwdziałać. Niedopuszczalne jest podawanie przez Agencję w raportach nieprawdziwych danych.
Informowanie czy raportowanie o problemach jest bardzo istotne nie tylko ze względu na uczciwość i transparentność, ale i dalsze wyniki prowadzonych działań. Zmiany trendów, wzmożone działania konkurencji itp. są bardzo częstym zjawiskiem i nie wolno ich bagatelizować. Opisanie takich sytuacji w połączeniu z rekomendacjami, które wynikają z dodatkowych analiz, z pewnością wzmocni zaufanie do agencji oraz pozwoli poprawić przyszłe wyniki, a przecież to właśnie na nich najbardziej powinno obu stronom zależeć.
