Strategia FM to agencja eventową i public relations, która zajmuje się szeroko pojętą komunikacją marketingową, kompleksową organizacją imprez, wydarzeń specjalnych, uroczystych otwarć, jubileuszy w sieciach i galeriach handlowych. Agencja oferuje usługi public relations z zakresu monitoringu mediów, kontaktów z mediami oraz społecznej odpowiedzialności biznesu. O tym jak zmieniał się rynek eventowy oraz sama agencja na przełomie ostatnich 10 lat opowiada Dyrektor Naczelna, Agnieszka Bednarczyk.
Państwa agencja obchodzi 10-lecie działalności. Jaki to był okres dla firmy?
Strategia FM powstała w grudniu 2005 roku, realizując eventy mikołajkowe w Pasażach Tesco Polska. Od 2007 roku systematycznie otwieramy nowe sklepy Leroy Merlin w Polsce. Te 10 lat było dla nas wspaniałym czasem. Pełnym wyzwań, sukcesów, emocji, satysfakcji. To czas wielu wymagających klientów, zmian, transformacji rynku, projektów, które realizowaliśmy z wielką radością, zaangażowaniem, czasami pod presją czasu. Dzięki bogatemu doświadczeniu, kreatywności, elastyczności i pasji, zebraliśmy bogate owoce swojej pracy. Zaowocowało to trwającą wiele lat współpracą oraz pojawieniem się w naszym portfolio kolejnych sieciowych klientów. Z pewnością pomogło umiejętne budowanie relacji z klientami, profesjonalizm i doświadczenie jakie osobiście zdobyłam podczas pracy w mediach przy organizacji i promocji imprez masowych takich jak Inwazja Mocy Radia RMF FM. Wszystko to sprawiło, że międzynarodowe sieci handlowe takie jak Tesco Polska, Leroy Merlin, FreshMarket, Polomarket, Mila oraz galerie i centra handlowe stały się naszymi stałymi klientami. Od organizacji eventów poprzez szkolenia po obsługę public relations i CSR. Systematycznie rozwijał się zakres naszej obsługi. Współpraca z Polskim Stowarzyszeniem Public Relations pomogła nam szerzej rozwinąć dział usług z zakresu komunikacji. W naszym portfolio nie brakuje działań PR, a w gronie klientów jest także wiele instytucji samorządowych, uczelni, przedsiębiorców lokalnych działających na rynkach europejskich. Naszą specjalnością stała się kompleksowa organizacja i obsługa PR wydarzeń z okazji otwarcia i jubileuszy hipermarketów, sieci sklepów i galerii handlowych. Zajmujemy się działaniami związanymi z kreacją i organizacją działań otwarciowych, konferencji prasowych, uroczystości dla VIP-ów, kampanii promocyjnych, imprez dla klientów, z pełną oprawą artystyczną, promocyjną, obsługą techniczną, cateringową, logistyczną i multimedialną.
Co Państwo uważają za swój największy sukces podczas tej pierwszej dekady działalności?
Z każdym rokiem zwiększa się prestiż i rozpoznawalność naszej agencji. Nawiązaliśmy wiele długotrwałych relacji biznesowych. Sukcesem z pewnością jest to, iż klienci do nas wracają i rekomendują nas dalej. W listopadzie 2007 roku otwieraliśmy pierwszy sklep sieci Leroy Merlin w Polsce, w Poczesnej koło Częstochowy, a w styczniu 2017 roku kolejny. Tym razem w Bełchatowie. Otwieraliśmy między innymi Leroy Merlin w Galerii Posnania, Płocku, Krakowie, Rumii koło Gdyni i Zgorzelcu. 10 lat niezachwianego zaufania. To pewnością cenimy sobie najbardziej. Mijająca dekada to był czas wielu doświadczeń, inwestycji, a czasami wyrzeczeń. Patrząc na te lata trzeba przyznać, że zainwestowane środki i czas przyniosły efekty. Trafiają do często Klienci z sytuacjami kryzysowymi w mediach lub tacy, którzy mają do przeprowadzenia wyjątkowo trudny projekt, zawansowany logistycznie, do realizacji w bardzo krótkim czasie. Takim wyzwaniem było dla nas otwarcie nowej sieci handlowej Mila, przeprowadzone jednocześnie blisko 170 eventów w całej Polsce, w styczniu 2015 roku. Projekt ten został doceniony podczas Forum Branży Eventowej 2016, nominacją do tytułu TOP Event 2015.
Jak na przełomie tych 10-ciu lat zmieniała się Państwa agencja i rynek eventowy w Polsce?
To jak zmienia Strategia FM zdefiniował głównie rynek oraz nasi klienci. Nieustannie ulegamy trendom, podlegamy transformacji całego sektora. Zmieniają się narzędzia pracy, formaty galerii i sieciowych sklepów. W ciągu 10 lat przeszliśmy wielką zmianę od masowych imprez okolicznościowych prowadzonych w galeriach, centrach handlowych, na parkingach przed marketami, do małych eventów rozsianych w wielu lokalizacjach na terenie całego kraju jednocześnie. Jako organizator wydarzeń wiemy, że na każdym etapie realizacji należy dbać o dobrą komunikację i dobre relacje między wszystkimi zaangażowanymi w proces produkcji. Jest to szczególne istotne przy organizacji eventów na poziomie regionu. Zwłaszcza w mniejszych społecznościach ważne jest podkreślanie kolorytu rynku lokalnego. Wydarzenia odbywające się z inicjatywy sieci mają integrować środowiska w różnych regionach i tak budować zaufanie do marki, która inicjuje tą formę komunikacji.
Sztuka kreowania i organizacji eventów w wydaniu agencji Strategia FM odpowiada na tendencje rynku, która ceni różnorodność regionów i dostawców lokalnych. To wartość dodana jaką oferujemy przy organizacji imprez promocyjnych.
Można powiedzieć, że w raz z naszymi klientami przebyliśmy swoistą drogę od ogromnych otwarć na szeroką skalę, do licznych małych lokalnych eventów, które nabierają co raz większego znaczenia w branży. Nie bez znaczenia mają oczywiście nowe technologie i kanały komunikacji.
Z jednej strony dostosowujemy się więc do bardziej multimedialnych form, obserwujemy, że odbiorca stał się aktywnym uczestnikiem komunikacji, lecz natłok informacji wymaga bardziej spersonalizowanych komunikatów, a z drugiej strony wyhamowanie rozwoju rynku dużych dyskontów na rzecz rozwój formatu convenience zmieniło formaty samych eventów.
Strategia FM uczestniczy w tej transformacji rynku otwierając kolejne sklepy małych formatów w różnych regionach kraju. Za uruchamianiem nowych formatów wiąże się szereg wyzwań. Zarządzanie wieloma formatami jest bardziej skomplikowane, a komunikacja trudniejsza. Największym wyzwaniem jest tutaj logistyka. Łatwo jest przygotować i skoordynować duża imprezę w galerii. Organizacja kilkudziesięciu albo kilkuset akcji na terenie całego kraju w tym samym czasie wymaga o wiele bardziej zaawansowanej strategii, ale także rzetelnych, sprawdzonych partnerów i wykonawców.
Agencja Strategia FM jako jedna z nielicznych na rynku oferuje rozwiązania, które są niezbędne dla organizacji eventów nowego formatu sieci handlowych, zlokalizowanych w dużej ilości małych miejscowościach. Stworzyliśmy na potrzeby organizacji rozproszonych, ale zsynchronizowanych w czasie eventów system zarządzania ludźmi i logistyką, który pozwała na realizację kilkudziesięciu, a nawet kilkuset eventów jednocześnie w całej Polsce.
Tylko skrupulatnie opracowany i odpowiednio zarządzany system pozwala na opanowanie wyzwań logistycznych i szeroko zakrojonej w czasie i przestrzeni komunikacji przy organizacji masowej ilości eventów jednocześnie.
Organizują Państwo eventy, także otwarciowe sieci handlowych. Który z nich Państwa zdaniem był niewątpliwym sukcesem? Który utkwił najbardziej w pamięci i dlaczego?
Najlepszym przykładem działania agencji eventowej Strategia FM na dużą skale w małych formatach jest projekt z 17 stycznia 2015. Tego dnia agencja public relations Strategia FM przeprowadziła 167 eventów otwarciowych jednocześnie w całej Polsce. Było to otwarcie nowej sieci handlowej Mila, która została wydzielona z grupy PoloMarket. We wszystkich lokalizacjach przy realizacji eventów w sklepach Mila pracowało w dniu otwarcia z ramienia agencji ponad 1000 osób, dla blisko 300 tysięcy klientów. Projekt Mila w wykonaniu agencji Strategia FM uwieńczony został sukcesem i potwierdzony zarówno przez klienta - spółkę PoloMarket oficjalnym podziękowaniem dla agencji, ale także przez ekspertów Forum Branży Evetowej. Doświadczenie, lata współpracy z innymi centrami handlowymi, sztab sprawdzonych ludzi, zdecydowały o sukcesie tego trudnego przedsięwzięcia.